Gagnatapsvarnir (DLP) eru ætlaðar til að stöðva að viðkvæmar upplýsingar leki út úr fyrirtækinu þínu. Einfalt, er það ekki? Það var áður þannig. Það er það ekki lengur.
Teams share externally all day, every day: contracts, invoices, HR files, client documents, deal packs, spreadsheets full of “temporary” data that somehow becomes permanent. And the biggest risk channel still isn’t some exotic hacker trick - it’s the most normal thing in the world:
tölvupóstviðhengi sem er sent, áframsent, sótt og lifir síðan á stöðum sem þú sérð ekki eða stjórnar ekki.
Hefðbundin DLP vinnur ágætis starf áður en eitthvað fer (skannar, varar við, setur í sóttkví, lokar á). Erfiði hlutinn - sá hluti sem mörg fyrirtæki eiga í erfiðleikum með - er það sem gerist eftir að þú ýtir á Senda. Þar kemur ShelterZoom’s Document GPS inn: það snýst um að halda stjórn á skjalinu sjálfu, ekki bara að skoða rásina sem það fór um.
Tölvupóstur er þar sem viðskipti gerast. Hann er hraður, kunnuglegur og allir nota hann. En viðhengi skapa enn fyrirsjáanlegar DLP-bilanir:
Þú sendir skrá til rétta aðilans, svo er hún áframsend (stundum sakleysislega), og skyndilega eru aðgangsreglurnar þínar… jæja, engar.
Once a file is downloaded, duplication is easy. Copies land on desktops, shared drives, personal cloud folders, and you lose track in hours.
Þegar pósthólf er í hættu, senda árásarmenn ekki bara phishing. Þeir leita í sögunni. Gamlar þræðir með viðhengjum geta verið gullnáma.
Jafnvel þótt endurköllun tölvupósts virki (oft virkar hún ekki), gæti viðhengið þegar verið opnað, vistað eða skjámyndað.
Þess vegna getur nútímaleg DLP-stefna ekki stoppað við “skanna og loka”. Hún verður að taka á lífsferli skjals eftir að það er deilt.
ShelterZoom Document GPS er hannað til að nútímavæða tölvupóstviðhengisupplifunina. Í stað þess að senda hráa skrá sem verður strax eintak einhvers annars, er Document GPS hannað þannig að skjalið haldist tengt heimildum, mælingum og stjórnun.
Í DLP skilningi er þetta mikil breyting:
Og það skiptir máli vegna þess að raunverulegt gagnatap er ekki alltaf illgjarn. Það er yfirleitt óviljandi, flýtt, eða einfaldlega „svona höfum við alltaf gert það“.
Öflugt DLP-kerfi þarf sýnileika. Ekki stemmingu. Sýnileika.
DLP-viðbúnaður ShelterZoom er ætlaður til að merkja þegar viðkvæmar upplýsingar eru deildar, svo þú getir brugðist snemma við frekar en að uppgötva vandamálið seinna þegar það er þegar búið að dreifast.
Even better: identification isn’t useful if it’s slow or buried. DLP only matters when it leads to action.
Document GPS is designed around controlled sharing. That typically means you can set rules like:
Þetta er mjög hagnýtur DLP-sigur, því hann tekur á “stjórnlausu afriti”-vandamálinu sem venjuleg viðhengi skapa.
DLP snýst ekki bara um að stöðva. Það snýst líka um að vita hvað gerðist.
Document GPS einbeitir sér að því að rekja aðgang og virkni svo þú getir svarað spurningum eins og:
Það er það sem gefur öryggis- og samræmisteymum traust, því þú ert ekki að giska meðan á atviki stendur.
Þetta er þar sem flest klassísk viðhengi verkflæði bregðast: þau gera þér viðvart, en þau gefa þér ekki neinn stjórntæki til að bregðast við.
Innihald verður aðgerð, ekki kurteis beiðni.
Ef þú getur afturkallað aðgang eftir sendingu, breytir þú einu algengasta brotamynstrinu (rangsendingu) í eitthvað viðráðanlegt. Þetta er sú tegund stjórnunar sem gerir DLP raunverulegt, ekki fræðilegt.
Við skulum vera hreinskilin: ef þú lokar á niðurhal, þá taka fólk skjámyndir. Það er elsta lausnin í bókinni.
Stýringar á skjalastigi sem letja skjámyndir (og vatnsmerki sem gera leka rekjanlegan) bæta við fælingarlagi sem venjulegar DLP-stefnur geta oft ekki veitt á notendavænan hátt.
Margar stofnanir hugsa um DLP sem “eingöngu útleið”, en innleið er líka sóðaleg. Viðskiptavinir og samstarfsaðilar senda oft viðkvæmar skrár á minnst örugga hátt sem mögulegt er.
Örugg upphleðsluaðferð gefur þér hreinni og öruggari leið til að taka á móti trúnaðarskjölum (og dregur úr “bara senda það í tölvupósti” venjunni).
Illgjarnar viðhengi geta valdið gagnatapi með málamiðlun, ekki bara leka. Að skanna upphlaðnar skrár og stöðva að sýkt skjöl séu opnuð hjálpar til við að draga úr þeirri áhættu án þess að krefjast þess að notendur séu öryggissérfræðingar.
Undirritun er oft augnablikið þegar skjal verður enn viðkvæmara. Ef undirritaða afritið er sótt og sent áfram, þá ertu með vandamál.
Að halda undirritun innan stýrðs umhverfis þýðir að hægt er að halda undirritaða niðurstöðunni undir sömu reglum og upprunalega skjalið.
Document GPS hefur tilhneigingu til að skína í atvinnugreinum þar sem tölvupóstviðhengi eru stöðug og afleiðingarnar miklar:
Viðkvæm skjöl viðskiptavina, forréttindi, mótaðilar og mikil ytri deiling. Eitt rangt framsending getur verið hörmung.
Stjórnað gögn, endurskoðunarkröfur og mikil þörf fyrir rakningu auk hraðrar innilokunar þegar villur eiga sér stað.
Upplýsingar um sjúklinga, ströng trúnaðarkrafa og augljós þörf fyrir að stjórna og fylgjast með aðgangi umfram upphaflega sendingu.
Nemandaskrár, afrit, rannsóknir og regluleg ytri miðlun með stofnunum sem sitja ekki öll í sama upplýsingatæknivistkerfinu.
Hröð viðskipti, margir þriðju aðilar og stöðugt skipti á samningum og auðkennisskjölum (oft enn í tölvupósti).
DLP mistekst þegar það berst gegn fyrirtækinu. Fólk mun alltaf velja hraðasta leiðina nema örugga leiðin sé líka auðveld.
Hér er uppsetningaraðferð sem virkar venjulega:
Veldu 2–3 vinnuflæði þar sem gagnatap skaðar mest:
Sjálfgefnar stillingar skipta meira máli en reglur sem fólk les ekki. Fyrir ytri sendingar skaltu byrja á:
Þá víkkaðu aðganginn viljandi, ekki af tilviljun.
Áður en þú herðir reglurnar skaltu læra hvar viðkvæm deiling á sér raunverulega stað. Hegðunargögnin munu koma þér á óvart, þau gera það alltaf.
Skrifaðu niður hvað teymið gerir þegar:
Lykillinn er hraði. “Við munum rannsaka” er ekki innilokunaráætlun.
Þú þarft ekki 30 mælaborð. Fylgstu með nokkrum skýrum merkjum:
Stundum bætir það þær við, stundum dregur það úr þörfinni á að treysta eingöngu á blokkun. Ef aðaláhættan eru tölvupóstviðhengi og ytri deiling, getur stjórnun á skjalastigi verið vantaði hlekkurinn.
Það er kjarninn í líkaninu: skjalið er áfram stjórnað, svo þú getur brugðist við eftir deilingu í stað þess að sitja uppi með “skaðinn er skeður”.
Að reyna að loka á allt strax. Fólk verður svekkt og finnur svo leið framhjá því. Betri nálgunin er stýrð deiling + sýnileiki + skjót viðbrögð.
Það getur dregið úr áhrifum því viðkvæmar skrár þurfa ekki að lifa sem hráar viðhengi sem sitja í póstsögunni að eilífu, og hægt er að afturkalla aðgang fljótt ef eitthvað lítur illa út.
Ef DLP-stefnan þín stoppar við “skanna og loka við sendingu”, ertu ennþá berskjaldaður fyrir óreiðukenndum veruleika viðskipta: áframsendingar, niðurhal, endurdeilingar og tölvupóstkerfi sem hafa verið í hættu.
ShelterZoom Document GPS er hannað fyrir þann veruleika. Það meðhöndlar skjalið sem eignina sem þú stjórnar - með heimildum, rakningu og möguleikanum á að afturkalla aðgang þegar mestu máli skiptir. Það er í raun DLP sem heldur áfram að virka eftir þann tímapunkt þar sem hefðbundin viðhengi hætta að vera viðráðanleg.